Mit zunehmender Grösse der Stockwerkeigentümer-Gemeinschaften stellt sich die Frage nach der Organisation in besonderem Masse. Einziges zwingendes Organisationselement der Gemeinschaft ist die Stockwerkeigentümer-Versammlung. Fakultativ – in der Praxis jedoch meist unumgänglich – ist die Berufung einer Verwaltung. Darüber hinaus kann das Reglement oder die Versammlung Delegierte bestimmen oder einen Ausschuss für bestimmte Fragen entweder permanent oder auf Zeit einsetzen.
Die Aufgaben und Kompetenzen eines Ausschusses oder Delegierten sind im Gesetz nur am Rande erwähnt, etwa in Art. 712m Abs. 1 Ziff. 3 ZGB. Da es sich um fakultative Organisationselemente handelt, geniesst die Gemeinschaft bei der Ausgestaltung der Aufgaben und Kompetenzen grosse Freiheit. Von besonderer Bedeutung sind die Vertretung bei Bauvorhaben, in der Bauabnahme, in Rechtsverfahren oder die Revision der Buchhaltung und die Einberufung und Leitung der Versammlungen. Wenn die Versammlung zudem auf die Bestellung eines Verwalters verzichtet, kann der Ausschuss oder ein Delegierter sämtliche Aufgaben des Verwalters übernehmen.
Eine gültige Vertretungshandlung setzt entweder eine reglementarische Bestimmung oder eine besondere Vollmacht voraus. Es lohnt sich, die Aufgaben und Kompetenzen genau zu umschreiben, damit spätere Konflikte vermieden werden. Fehlen im Reglement Bestimmungen zur Besetzung, erfolgt die Wahl aus dem Kreis der Stockwerkeigentümer durch einfaches Mehr der Versammlung. Der Delegierte bzw. die Mitglieder des Ausschusses müssen somit Mitglieder der Gemeinschaft sein. Der Verwalter kann umgekehrt weder Mitglied des Ausschusses noch Delegierter der Gemeinschaft sein. Selbstverständlich kann er dem Ausschuss oder dem Delegierten beratend zur Seite stehen.
