In den meisten Fällen werden zwischen Vermieter und Mieter Akontozahlungen für die Nebenkosten vereinbart. Am Ende der Abrechnungsperiode wird aufgrund der effektiven Kosten der Mieterschaft eine Nachrechnung gestellt oder der zu viel bezahlte Betrag rückerstattet. Dies fällt weg, wenn die Heiz- und Nebenkosten pauschal abgerechnet werden. Dann legt man die Nebenkosten im Voraus fix fest. Eine solche Vereinbarung gehört zwingend in den Mietvertrag, wo ausserdem sämtliche Nebenkosten, die von der Pauschale abgedeckt sind, detailliert erwähnt werden müssen. Berechnet wird die Pauschale aufgrund des Durchschnittswertes der letzten drei Jahre.
Der Vorteil für die Mieterschaft ist dabei: Es müssen keine bösen Überraschungen in Form von Nachzahlungsforderungen befürchtet werden. Fallen die Nebenkosten während einer Abrechnungsperiode höher aus, als mit der Pauschale abgegolten, trägt die Vermieterschaft das Risiko. Umgekehrt darf bei tieferen Kosten der Vermieter aber auch den Gewinn behalten. Der Vermieter ist ausserdem nicht verpflichtet, eine jährliche Abrechnung vorzunehmen. Nichtsdestotrotz haben die Mieter auch bei pauschalen Nebenkosten das Recht, die Belege für die Aufwendungen einzusehen. Zeigt sich, dass die Pauschale zu hoch ist – also die effektiven Aufwendungen der letzten drei Jahre tiefer lagen – können die Mieter eine Anpassung der Pauschale verlangen.
Umgekehrt hat aber natürlich auch die Vermieterschaft das Recht, bei gestiegenen Nebenkosten die Pauschale zu erhöhen. Eine entsprechende Anpassung kann jeweils auf den nächsten ordentlichen Kündigungstermin hin vorgenommen werden und hat mittels dem amtlich genehmigten Mietzinsanpassungsformular zu erfolgen. Um Verluste zu vermeiden liegt es also im Interesse der Vermieterschaft, die Höhe der Pauschale regelmässig zu überprüfen.