Das Protokoll der Stockwerkeigentümerversammlung wird im Gesetz – konkret in Art. 712n Abs. 2 ZGB – nur rudimentär behandelt. Dessen ungeachtet hat es eine nicht zu unterschätzende Bedeutung für Gemeinschaft und Stockwerkeigentümer. In allseitigem Interesse sollten sie ihm eine angemessene Beachtung schenken – und zwar hinsichtlich der Person des Protokollführers, seiner Hilfsmittel, des Inhalts und der Fristen.
Das Protokoll sollte von einer erfahrenen Person, die nicht gleichzeitig den Vorsitz innehat, auf der Basis von Unterlagen und Notizen – bei Zustimmung aller Anwesenden auch mit Unterstützung von Tonbandaufnahmen – wahrheitsgetreu, präzise und vollständig verfasst werden. Ein untaugliches Protokoll kann im Extremfall Gerichtsverfahren und sogar Schadenersatzansprüche zur Folge haben.
Besonders wichtig ist, dass das Protokoll allen Stockwerkeigentümern – also auch jenen, die an der Versammlung nicht teilgenommen haben – in nützlicher Frist zugestellt wird. Dies sollte in der Regel innert zweier Wochen möglich sein. Erst dann beginnt die einmonatige Frist für Anfechtungen von Beschlüssen zu laufen. Erfolgt keine Zustellung – was zwar rechtens ist – oder erst mit Einladung zur nächsten Versammlung, so besteht eine lange Rechtsunsicherheit, weil Beschlüsse noch nach langer Zeit angefochten werden können. Die zeitnahe Zustellung hat zudem den Vorteil, dass Ungenauigkeiten des Protokolls rasch korrigiert werden können. Eine Berichtigung kann bis zur nächsten Versammlung verlangt werden, sofern dies nicht im Reglement anders festgelegt ist.
Sinnvollerweise setzen Protokollführer und Vorsitzender schliesslich ihre Unterschrift unter das Protokoll und traktandieren die Genehmigung zudem an der Folgeversammlung.
