Die Verwaltung eines Mehrfamilienhauses ist anspruchsvoll und zeitintensiv – selbst bei kleinen Liegenschaften. Wer sich dies nicht zutraut oder keine Kapazität dafür hat, sollte diese Aufgabe extern vergeben. Die allgemeine Empfehlung lautet, dass bei Immobilien mit mehr als vier bis sechs Wohnungen grundsätzlich eine externe Verwaltung Sinn macht. Diese hat sich dann beispielsweise mit der schwierigen Aufgabe zu befassen, die Bedürfnisse von Eigentümer- und Mieterschaft unter einen Hut zu bringen. Der Eigentümer möchte mit möglichst wenig Aufwand eine möglichst hohe Rendite erzielen, die Mieter wollen möglichst günstig wohnen – ohne auf Komfort verzichten zu müssen.
Die Verwaltung umfasst in der Regel drei Teilbereiche: die technische-, finanzielle- und administrative Bewirtschaftung. Viele Aufgaben der technischen Bewirtschaftung übernimmt der Hauswart: kleinere Mängel vor Ort beheben, Maschinen und Gebäude unterhalten, für Ordnung sowie Sicherheit sorgen. Aber auch der finanzielle Teil der Verwaltung darf nicht vernachlässigt werden. Nur wer genau weiss, wofür und in welcher Höhe Geld ausgegeben, beziehungsweise eingenommen wurde, kann die Liegenschaft rentabel betreiben. Um eine korrekte Buchhaltung und Liegenschaftsabrechnung kommt man nicht herum. Die administrative Bewirtschaftung schliesslich kümmert sich um die Berechnung von Mietzinsen, die Nachmieter-Suche, den Abschluss von Mietverträgen oder die Anstellung des Hauswarts.
Eins sollte man sich bewusst machen: Es geht dabei schnell um die Bewirtschaftung eines Vermögenswertes von einigen Millionen Franken. Da lohnen sich die Ausgaben für eine professionelle Verwaltung. Deren Honorar wird im Normalfall auf Basis der Mietzinseinnahmen berechnet.